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Toodledo×Appigo TodoでGTD(タスク管理)

 僕はそれまで、GoogleGoogleタスクとiPhoneアプリのGoTasksという組み合わせでタスクを管理していました。当初は良かったものの,その組み合わせで本格的なGTD(タスク管理。注)を実践するのは難しかったので,今年に入ってから、WebサービスのToodledoiPhoneアプリのAppigo Todoという組み合わせに変えました。
  このおかげで、タスク管理が、理想とするイメージにかなり近付きました。今後まだまだ改善の余地はあるとは思いますが,現時点の感想・考え方をまとめておきます。
 

(注)GTDGetting Things Done)は、デビッド・アレン「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」で紹介されている、「やるべきこと」を管理するための手法です。ポイントは、それぞれのタスクを、「いつどこでやるのか(=コンテクスト)」「何のためにやるのか(=プロジェクト)」という縦横2つの視点で立体的に把握することです。詳しくは同書を参考にしてください。

 

1 Googleタスクのメリットとデメリット

 

当初は、Googleタスクを単なる備忘録として利用していたので、どこでも簡単にタスクを登録・編集でき、Googleカレンダーとも連携しているGoogleタスク×GoTasksという組合せはとても便利でした。

しかし、GTDの手法を取り入れて、本格的にタスク管理をしていこうとしたところ、次のような理由から、この組み合わせでは本格的なGTDは難しいと感じるようになりました。

a:タスクのフィルタリング・ソートができない

Googleタスクは、リストごとにタスクと期日を入力するというスタイル。入力項目が少ないのでタスクの登録がとても簡単ですが、使い込んでくると、タスクをいろいろな項目でソートできないことに不満を感じるようになりました。

b:それぞれのリストが完全に独立している

Googleタスクは、タスクをリスト別に管理することはできますが,複数のリストをまとめて表示・並替えをすることがでません。例えば「今日処理すべきタスク」を把握するには全部のリストを一つずつ確認しなければならず、プロジェクトごとにタスクを管理できないことに不満を感じるようになりました。

c:表示画面が小さい(職場のセキュリティ上の問題)

私の職場では、Googleタスクは、オンラインメールサービスとみなされてしまい、アクセスできません。従来、Googleカレンダーのガジェットとして、カレンダーの隣にGoogleタスクを表示させて使っていましたが、あの小さな画面では、必要なタスクを全部書きこもうという気にはなりませんでした。

 

そこで、新たな方法を探すことにしたのです。

 

2 Toodledo×Appigo Todoという組み合わせ

 

 新たな方法を探すときの基準は次のとおりでした。

a:職場のPCで入力・閲覧ができる

b:「期日」「プロジェクト」「コンテクスト」という3つの要素で登録・並び替えができる

c:Googleカレンダーと連携できる

d:iPhoneカレンダーと連携できる

 

 結局、a~dをすべて満たすオンラインサービス・iPhoneアプリは見つけられませんでした。いろいろと試行錯誤した結果、Toodledo×Appigo Todoという組み合わせに落ち着きました。

 これなら、aとbはパーフェクト。cも、Googleタスクほどの見やすさはありませんが、及第点はクリアしています。dは、そもそもそういうiPhoneアプリを見つけられませんでした。

 

 Toodledoは、私は恥ずかしながら知りませんでしたが、それなりに定評のあるタスク管理のWebサービスです。デザインが非常にアレな上、メニューもガイドも英語なので、最初はあまり惹かれませんでしたが、使い始めてみたらすっかりハマってしまいました。いまでは、Toodledoなしの生活は考えられないくらいです。

 

 Appigo Todoは、Toodledoと連携しているiPhoneアプリのうち、最もデザイン・使い勝手が好みに合ったので使っています。こちらはあまり思い入れはありません。

 

3 Toodledoの使い方(1)インターフェース  

 Toodledoは、非常に自由度の高いシステムです。以下のとおり、それぞれのタスクに、以下のような様々な項目を入力することができます。しかも、自分が使いたい項目だけを選び、自分の好きな順に並び替えて表示させることができるので、見た目はとてもすっきりしています(チェックマークが付いているのが私の使っている項目です。)。

 

〔項目の一覧〕

 
110225 functions

標準のメイン画面はこんな感じです。

 

〔標準のメイン画面〕

 110225 main standard

 

この画面では、フォルダ(プロジェクト)やコンテクストが画面上部にタブとして表示されています。このままでは色気もありませんし、一覧性にも欠けるのでやや使いづらいですが、fifefoxのアドオン「Stylysh」を使うとこんな感じになります(StylishではToodledo用にさまざまなデザインがあり、気に入ったものを選ぶことができます。)。

 

Stylishを使用したメイン画面〕

 110225 toodledo03

 

 

こうすると見た目もだいぶ格好良くなり(まあ好みですが)、フォルダ(プロジェクト)やコンテクストが画面左側に一覧で表示されるので、標準のメイン画面より使い勝手も良くなりました。

4 Toodledoの使い方(2)プロジェクトとコンテクスト

 

 冒頭にも書きましたが、Googleタスクをやめたのは、タスクをプロジェクトとコンテクストの両方で管理したかったからです。GTDを実践している人のブログをみると、プロジェクトとコンテクストのまとめ方は、人それぞれでかなり個性が出るようです。

 

 Toodledoには「プロジェクト」という項目がないので、プロジェクトをどう管理するかは結構悩みました。Appigo Todoにはタスクをプロジェクト化する機能があり、これがToodledoの「サブタスク」という機能と連携しているので(注)、当初はサブタスクを使ってプロジェクト管理をしていました。


(注)Toodledoは原則無料ですが、サブタスク機能を使用するには有料会員(年間約15ドル)になる必要があります。

 しかし、複数のプロジェクトの各タスクを一覧表示させることができないなど、Appigo Todoのプロジェクト機能は僕にとっては使い勝手が悪かったので、結局、Appigo Todoの「リスト」と連携しているToodledoの「フォルダ」を使ってプロジェクトを管理することにしました。

 プロジェクトは、仕事の種類ごと、プライベートの関心事項ごとに、約30種類にまとめています。

 

 コンテクストは、ToodledoAppigo Todoの両方に「コンテクスト」という項目があるので、その項目を使っています。こちらは、「どこで」「誰と」「何を使って」などのくくりで18種類にまとめています。

110225 context

 5 使った感想・まとめ


 Toodledo×Appigo Todoに変えてから、登録するタスクの量が桁違いに増えました。従来は、Wordのアウトライン機能を使って業務のおおまかな進捗を管理し、忘れては困ることだけ備忘録的にGoogleタスクに登録していました。Wordファイルの更新が結構面倒だったので、結局印刷した紙に手書きでどんどん追記していき、書ききれなくなったらファイルを更新するということを繰り返していました。
  いまは、当面自分がやらなければならない作業は、仕事もプライベートもすべて
Toodledoに登録しています。こうすることにより、個々の業務で具体的にどのようなタスクが残っているかどうかが、常に最新の状態を一目で確認することができるようになりました。

 また、従来は仕事に関することだけをWordファイルで管理していましたが、仕事とプライベートをまとめて管理するよう変えたことで、いままで滞留しがちだったプライベートのタスクが(いままでに比べれば)格段に処理できるようになりました。仕事とプライベートの両方のタスクがまとめて職場のPCに表示されていると、できるだけ早く今日の仕事を仕上げて、明日できる仕事は明日に回して帰宅しよう考えるようになります。プライベートのタスクが片付くようになってずいぶん気分的にすっきりしたので、仕事とプライベートをまとめて管理できるようになったというのは、僕にとっては大きな収穫でした。

  今後も使いながらいろいろと変えていくとは思いますが、取りあえずこんなところです。

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[ 2011/02/27 21:08 ] IT・Lifehack | TB(0) | CM(2)

time capsule をパーティションで区切って外付けHDDとして利用する。

幼いこどもをお持ちの親御さんならお分かりと思いますが、子どもの日常や成長を記録したムービーや写真はあっという間に増えていきます。
こうしたデータは定期的にDVDに焼いてバックアップを取るようにしていましたが、割と時間がかかる上にDVDの保存・管理も面倒で、最近はバックアップがおろそかになっていました。
とはいえ、数年前に当時使っていたiMacが突然クラッシュして大量の写真・ムービーを失った経験のある私としては(当時はほとんどバックアップを取っていませんでした)、大量の写真・ムービーをmacの内蔵HDDに放置したままにしておくのはとても不安です。
そこで、何かいいものがないかと探していたところ、 time capsuleを見つけました。

time capsuleはmac用のHDD内蔵無線LANベースステーションです。
これをmac osのtime machine機能と連動させると、ワイヤレスかつ自動で定期的にバックアップを取ってくれます。
ちょうど自宅の air mac ベースステーションにガタがきていたので、この機会に買い換えました。

ところで、購入したtime capsuleのHDDの容量は1TBです(他に2TBのモデルもあります。)。
愛用のmacbook proの内蔵HDDは250GBなので、1TBをすべて自動バックアップに充てるのはもったいない。
ちょうどmac book proのHDDも写真やムービー、それに音楽ファイルで残り容量が乏しくなってきていたので(というよりは、残り容量が乏しくなってきたために「何かいいもの」を探していたと言う方が正解)、こうしたデータをtime capsuleに移せないかなと思い、google先生のお力添えをいただいていろいろ調べてみました。

その結果、以下の方法で、 time cupsaleのHDDをバックアップ用と外付けHDD用に分けることができるようになりました。
私の備忘録として、また、他の方の参考として、その手順を書いておきます。

1.time capsule内のtime machineのディスクイメージ名をメモ。
「ユーザー名_macアドレス.sparsebundle」
2. time capsule内のディスクを消去。
airmacユーティリティ>time capsule選択 > 手動設定 > 最上段タブからディスク>消去
4. time machineをオフ。
  システム環境設定 > time machine > 切
5. ディスクユーティリティを起動。
  アプリケーション > ユーティリティ
6. ディスクユーテリティで空のディスクイメージを作成。
 ・ファイル > 新規作成 > 空のディスクイメージ
  ・パーティション項目は「ハードディスク」
・イメージフォーマットは「スペースバンドル・ディスクイメージ」
  ・名前は「ユーザー名_MACアドレス」
  ・その他はデフォルト
7. 作成されたディスクイメージをtime capsuleにコピー。
  ・私はそのままではコピーできず、Finder > 移動 > サーバへ接続 でtime capsuleにコピーしたら成功。
  ・mac内蔵ドライブ側のコピー元ディスクイメージファイルとマウントされている「ディスクイメー ジ」ボリュームはゴミ箱に捨ててゴミ箱を空に。
8. time capsule内のディスクイメージファイルをダブルクリックしてマウント。
macの内蔵HDDに「ディスクイメージ」が作成される
9. ディスクユーティリティを再起動。上記8.の「ディスクイメージ」が認識されるので、これを選択して「取り出す」
  ディスクイメージ名は「ユーザー名_macアドレス.sparsebundle」
10. 上記9.のディスクイメージの容量を設定(※ 私は約400GB)
  ・ディスクイメージを選択 > イメージのサイズを変更 > 下矢印ボタン > イメージのサイズだけを変更 > 新しいサイズをスライダで指定 >サイズ変更
11. 上記9.のディスクイメージをダブルクリックしてマウント。
12. 上記11.のディスクイエージを選択して最大容量でパーティションを作成。
  ・パーティションタブ > 「ー」ボタン(ボリュームを消去) > ボリュームの方式で「1パーティション」
13. time machineをオン。
  ・システム環境設定 > time machine > オン
  ・ディスクを変更 > 改めてディスクを選択(パスワードを入力。)
14. macとtime machineを再起動。
  ・13.まででは新たに作ったディスクイメージが認識されなかったが、両方を一度再起動したら無事に認識

最初のバックアップは非常に時間がかかるので、LANケーブルによる有線接続の方がよい。
(14.の再起動のときにあらかじめLANケーブルを繋いでおくとよい。)

(参考ブログ)参考ブログは以下のとおり。
 というか、上記1.~14.は、以下の4つのブログに記載されている手順を自分の経験を踏まえてまとめ直しただけ。
 私に質問されても答えられません(笑)
 ・Old PowerBook生き残り作戦【アップル パワーブック】
 ・Normal is Best.
 ・exyk
 ・COMment book
[ 2010/05/12 21:52 ] IT・Lifehack | TB(0) | CM(0)






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