Beyond Borders

　僕はそれまで、GoogleのGoogleタスクとiPhoneアプリのGoTasksという組み合わせでタスクを管理していました。当初は良かったものの，その組み合わせで本格的なGTD（タスク管理。注）を実践するのは難しかったので，今年に入ってから、WebサービスのToodledoとiPhoneアプリのAppigo Todoという組み合わせに変えました。
  このおかげで、タスク管理が、理想とするイメージにかなり近付きました。今後まだまだ改善の余地はあるとは思いますが，現時点の感想・考え方をまとめておきます。 

（注）GTD（Getting Things Done）は、デビッド・アレン「はじめてのGTD　ストレスフリーの整理術」で紹介されている、「やるべきこと」を管理するための手法です。ポイントは、それぞれのタスクを、「いつどこでやるのか（＝コンテクスト）」「何のためにやるのか（＝プロジェクト）」という縦横２つの視点で立体的に把握することです。詳しくは同書を参考にしてください。

 

１　Googleタスクのメリットとデメリット

 

当初は、Googleタスクを単なる備忘録として利用していたので、どこでも簡単にタスクを登録・編集でき、Googleカレンダーとも連携しているGoogleタスク×GoTasksという組合せはとても便利でした。

しかし、GTDの手法を取り入れて、本格的にタスク管理をしていこうとしたところ、次のような理由から、この組み合わせでは本格的なGTDは難しいと感じるようになりました。

ａ：タスクのフィルタリング・ソートができない

Googleタスクは、リストごとにタスクと期日を入力するというスタイル。入力項目が少ないのでタスクの登録がとても簡単ですが、使い込んでくると、タスクをいろいろな項目でソートできないことに不満を感じるようになりました。

ｂ：それぞれのリストが完全に独立している

Googleタスクは、タスクをリスト別に管理することはできますが，複数のリストをまとめて表示・並替えをすることがでません。例えば「今日処理すべきタスク」を把握するには全部のリストを一つずつ確認しなければならず、プロジェクトごとにタスクを管理できないことに不満を感じるようになりました。

ｃ：表示画面が小さい（職場のセキュリティ上の問題）

私の職場では、Googleタスクは、オンラインメールサービスとみなされてしまい、アクセスできません。従来、Googleカレンダーのガジェットとして、カレンダーの隣にGoogleタスクを表示させて使っていましたが、あの小さな画面では、必要なタスクを全部書きこもうという気にはなりませんでした。

 

そこで、新たな方法を探すことにしたのです。

 

２　Toodledo×Appigo Todoという組み合わせ

 

　新たな方法を探すときの基準は次のとおりでした。

ａ：職場のPCで入力・閲覧ができる

ｂ：「期日」「プロジェクト」「コンテクスト」という３つの要素で登録・並び替えができる

ｃ：Googleカレンダーと連携できる

ｄ：iPhoneカレンダーと連携できる

 

　結局、ａ～ｄをすべて満たすオンラインサービス・iPhoneアプリは見つけられませんでした。いろいろと試行錯誤した結果、Toodledo×Appigo Todoという組み合わせに落ち着きました。

　これなら、ａとｂはパーフェクト。ｃも、Googleタスクほどの見やすさはありませんが、及第点はクリアしています。ｄは、そもそもそういうiPhoneアプリを見つけられませんでした。

 

　Toodledoは、私は恥ずかしながら知りませんでしたが、それなりに定評のあるタスク管理のWebサービスです。デザインが非常にアレな上、メニューもガイドも英語なので、最初はあまり惹かれませんでしたが、使い始めてみたらすっかりハマってしまいました。いまでは、Toodledoなしの生活は考えられないくらいです。

 

　Appigo Todoは、Toodledoと連携しているiPhoneアプリのうち、最もデザイン・使い勝手が好みに合ったので使っています。こちらはあまり思い入れはありません。

 

３　Toodledoの使い方（１）インターフェース  

　Toodledoは、非常に自由度の高いシステムです。以下のとおり、それぞれのタスクに、以下のような様々な項目を入力することができます。しかも、自分が使いたい項目だけを選び、自分の好きな順に並び替えて表示させることができるので、見た目はとてもすっきりしています（チェックマークが付いているのが私の使っている項目です。）。

 

〔項目の一覧〕

 

標準のメイン画面はこんな感じです。

 

〔標準のメイン画面〕

 

 

この画面では、フォルダ（プロジェクト）やコンテクストが画面上部にタブとして表示されています。このままでは色気もありませんし、一覧性にも欠けるのでやや使いづらいですが、fifefoxのアドオン「Stylysh」を使うとこんな感じになります（StylishではToodledo用にさまざまなデザインがあり、気に入ったものを選ぶことができます。）。

 

〔Stylishを使用したメイン画面〕

 

 

 

こうすると見た目もだいぶ格好良くなり（まあ好みですが）、フォルダ（プロジェクト）やコンテクストが画面左側に一覧で表示されるので、標準のメイン画面より使い勝手も良くなりました。

４　Toodledoの使い方（２）プロジェクトとコンテクスト

 

　冒頭にも書きましたが、Googleタスクをやめたのは、タスクをプロジェクトとコンテクストの両方で管理したかったからです。GTDを実践している人のブログをみると、プロジェクトとコンテクストのまとめ方は、人それぞれでかなり個性が出るようです。

 

　Toodledoには「プロジェクト」という項目がないので、プロジェクトをどう管理するかは結構悩みました。Appigo Todoにはタスクをプロジェクト化する機能があり、これがToodledoの「サブタスク」という機能と連携しているので（注）、当初はサブタスクを使ってプロジェクト管理をしていました。

（注）Toodledoは原則無料ですが、サブタスク機能を使用するには有料会員（年間約15ドル）になる必要があります。

　しかし、複数のプロジェクトの各タスクを一覧表示させることができないなど、Appigo Todoのプロジェクト機能は僕にとっては使い勝手が悪かったので、結局、Appigo Todoの「リスト」と連携しているToodledoの「フォルダ」を使ってプロジェクトを管理することにしました。

　プロジェクトは、仕事の種類ごと、プライベートの関心事項ごとに、約30種類にまとめています。

 

　コンテクストは、ToodledoとAppigo Todoの両方に「コンテクスト」という項目があるので、その項目を使っています。こちらは、「どこで」「誰と」「何を使って」などのくくりで18種類にまとめています。

 ５　使った感想・まとめ

　Toodledo×Appigo Todoに変えてから、登録するタスクの量が桁違いに増えました。従来は、Wordのアウトライン機能を使って業務のおおまかな進捗を管理し、忘れては困ることだけ備忘録的にGoogleタスクに登録していました。Wordファイルの更新が結構面倒だったので、結局印刷した紙に手書きでどんどん追記していき、書ききれなくなったらファイルを更新するということを繰り返していました。
  いまは、当面自分がやらなければならない作業は、仕事もプライベートもすべてToodledoに登録しています。こうすることにより、個々の業務で具体的にどのようなタスクが残っているかどうかが、常に最新の状態を一目で確認することができるようになりました。

　また、従来は仕事に関することだけをWordファイルで管理していましたが、仕事とプライベートをまとめて管理するよう変えたことで、いままで滞留しがちだったプライベートのタスクが（いままでに比べれば）格段に処理できるようになりました。仕事とプライベートの両方のタスクがまとめて職場のPCに表示されていると、できるだけ早く今日の仕事を仕上げて、明日できる仕事は明日に回して帰宅しよう考えるようになります。プライベートのタスクが片付くようになってずいぶん気分的にすっきりしたので、仕事とプライベートをまとめて管理できるようになったというのは、僕にとっては大きな収穫でした。

  今後も使いながらいろいろと変えていくとは思いますが、取りあえずこんなところです。